Trabajar en remoto. Cómo comunicarte profesionalmente con tus clientes

Desde que el COVID llegó a nuestras vidas y se paró el mundo durante un tiempo, ha sido más habitual trabajar en remoto cuando trabajas para una empresa, sin embargo, para muchos de los que trabajamos como freelance ya formaba parte de nuestro negocio. No todos los autónomos tienen los clientes lejos, pero en ciertas profesiones como la mía, no te quedas solo con lo cercano. No por nada malo, pero tanto si quieres buscar clientes como buscar proveedores, no te puedes centrar en tu ciudad o comunidad. A veces la persona para realizar un trabajo viene a 700 km (o a muchos más si son de otros país). 

Trabajar en remoto puede ser una liberación y creer que todo es más fácil porque no “te vigilan”, pero creo que es al contrario. La disciplina como profesional se tiene que cuidar más. Y sobre todo, la comunicación con el cliente para que no sienta que está solo y no controla su proyecto. Muchos son nuevos trabajando con profesionales a distancia, sin embargo, hay una serie de pautas que si las cuidas, mejorarán la comunicación y el proyecto saldrá mejor.

Gestor de proyectos (o equipos) 

Este tema no tiene que ver con el cliente final, no obstante, me parece interesante nombrarlo porque si ya llevas un orden de entrada, será más fácil “llevar en orden” al cliente. 

Normalmente no se trabaja con un solo cliente y debemos hacer un planning (ya os expliqué en este artículo cómo gestiono mis proyectos) para trabajar con todos de forma profesional sin dejar a nadie fuera. Un gestor de proyectos hará que te organices, que pongas fechas para reuniones, fechas de entrega, organizarte cada proyecto para que día a día no se vuelva un infierno apagando fuegos.

Además, si estás en un proyecto trabajando junto a otros profesionales será imprescindible para que todos vayáis en la misma línea y sabréis en qué punto está y qué tiene que hacer cada uno. Tenéis que trabajar como un equipo. 

Mensajería instantánea 

Empiezo con esta herramienta porque es la más extendido pero a la vez con la que más hay que tener cuidado. Aunque algunos clientes utilizarían el whatsApp para todo, hay que enseñarles que no todo vale. Cada herramienta tiene su función. 

Una de ellas es Slack (hay alternativas a ella), la cual puedes intercambiar mensajes de forma instantánea con compañeros de equipo y cliente si es necesario. Es una herramienta muy potente cuando hay que trabajar en remoto pero como todo, hay que saber su uso.

En general comentaría sobre la mensajería instantánea que no se puede estar mandando mensajes por cualquier cosa que te pase. Si vas a extenderte porque es un tema importante, utiliza el email. Si vas a decir algo muy importante y necesitas saberlo ya, recomiendo la llamada de teléfono. Creo que al final el problema no está en la herramienta, sino en el mal uso que se hace de ellas. 

Correo electrónico o e-mail

Es la manera más antigua de hablar con alguien cuando trabajas en remoto, pero es una gran herramienta. Su mayor beneficio es que te puedes extender a la hora de hablar con la otra persona. Puedes escribir tus dudas de forma ordenada (no lo has “vomitado en whatsApp” sin recapacitar antes), puedes pedir presupuestos sabiendo de antemano qué necesitas, etc.

Solo hay que tener cuidado, al igual que otras herramientas de comunicación escritas, cómo te diriges a la otra persona. Date cuenta que no os veis la cara y tienes que interpretar lo que está escrito. Solo es una pega si eres nuevo, pero si tienes experiencia mandando y recibiendo emails, no debería serlo. No hace falta poner iconos de sonrisas cuando estás explicando algo. Solo hay que seguir unas pautas sencillas para que no haya malos entendidos.

• No utilices mayúsculas. Son una forma de gritar a la otra persona.
• Piensa antes qué tienes que decir y hazte una lista si es es necesario para que no se te quede nada fuera.
• Ordena tus pensamientos antes de empezar a escribir para no liar a la otra persona. Si empiezas con un tema, termínalo antes de pasar al siguiente punto. No vuelvas a hablar del primer punto 4 párrafos después. Cada párrafo, un punto a tratar. 
• Si es necesario destacar algo, hazlo con negrita. Pero solo si es algo muy importante o necesitas jerarquizar la información.
• Faltas de ortografía. Ya no solo lo comento porque puede que haya malos entendidos por no poner una coma mal o no ponerla directamente, sino porque hay que tener un mínimo para comunicarte en un idioma. Todos alguna vez hemos cometidos faltas de ortografía pero si lo haces por sistema, puedes dar la sensación de no ser profesional.

Llamada telefónica

Otra herramienta que mucha gente no gestiona bien. 

Una llamada puede zanjar un tema importante que necesita que sea inmediato, sim embargo, hay que tener cuidado. Corres el riesgo de recibir o realizar llamadas que te quiten el tiempo necesario para trabajar. Antes de llamar pregúntate si es necesario que ese problema se resuelva ya, ahora mismo, o que no pasa nada si la otra persona recibe ese mensaje luego. Si es lo segundo, manda un email. Respira, organiza tu mente y escribe. Por un lado te desahogarás y por otro, la otra persona podrá leerlo cuando pueda. Además, hoy en día, teniendo un smartphone, no hace falta llamar para decir que has mandado un email. Ya lo sabrá, lo recibe al momento. Deja fuera esas prácticas porque son innecesarias y puedes cansar a la otra persona. Ya seas el cliente o ya seas el proveedor.

Videollamadas para las reuniones

Las reuniones, otro tema polémico. Normalmente los trabajadores se quejan porque tienen muchas reuniones y por desgracia, normalmente tienen razón.  No sé si es por inseguridad al trabajar en remoto y querer tener todo bajo control o que algunas personas no saben trabajar sin que les dirijan, pero creo que hay un tipo de reunitis que puede ser muy grave.

Las reuniones tienen una función concreta. Preparaos la reunión antes y así poder ir al grano sin divagar. Si hay una reunión para hablar de los plazos de entrega, por ejemplo, hablad sobre eso, no sobre qué imagen vamos a utilizar para la campaña. 

Por otra parte, hay que pensar cuantas reuniones son necesarias para llevar el proyecto a cabo porque normalmente hacemos reuniones de más. Y eso al final te resta tiempo y te cansa mentalmente. Y una vez más, recordaré el planning. Ese que debes hacer para comunicarte con tu cliente y totalmente necesario para seguir unos pasos que ayudarán a que el proyecto acabe en buen puerto. Al final es lo más importante. Realizar un proyecto y disfrutarlo por el camino.

Intercambio de archivos

Si son archivos que pesan poco. Aquí solo pido un favor a toda la gente. No mandéis por WhatsApp fotos o archivos que van a ser necesario para un proyecto. Si pesan poco y se pueden enviar por email, hazlo a través de ese medio. Si tienes un smartphone no hay excusa. Si quieres enviar un whatsApp porque te parece cómodo hacerlo desde el móvil, es igual de fácil mandarlo por email. Todos tenemos un gestor de correo (ej. Gmail) en el móvil. 

Si son archivos finales que pesan más. Aquí hay un sinfín de herramientas pero las más conocidas son iCloud, Drive, Dropbox, etc. Puedes compartir una carpeta con el cliente (o proveedor) y ahí dejar los archivos de forma ordenada.

Si por lo que sea tienes que mandar de forma más inmediata un archivo que pese mucho y no vas a hacer carpetas, utiliza Wetransfer. La versión gratuita te deja mandar hasta 2GB. 

Siempre pensamos que es lógico como trabajamos nosotros pero si vas a trabajar en remoto y con otras personas, tienes que asegurarte que os entendéis porque no la vas a tener al lado. Teniendo en cuenta estos puntos puedes llegar a un acuerdo con el cliente (o proveedor).