Cómo organizo mis proyectos para estar más relajada

Cuando empecé como diseñadora era muy fácil organizar mis clientes porque al fin y al cabo solo tenía uno o como mucho dos. El cliente era la prioridad y me dedicaba en exclusiva a él/ella. La verdad es que viéndolo en la distancia estaba muy equivocada. Y un poco loca, también. Aunque solo fuese un cliente (además eran esporádicos), hay que dar prioridad al trabajo, cómo tiene que ser el resultado y cómo creo que debo trabajar para dar lo mejor de mí evitando momentos en los que el caos reina.

Entonces, ¿en qué ha cambiado mi flujo de trabajo?. He dejado de planificar “el ahora” para planificar como mínimo un mes. Parece una bobada pero seguro que no soy la única que iba como pollo sin cabeza. Por eso quiero explicar lo que hago como mínimo para organizarme. Podría hacerlo de manera trimestral o semanal pero mis proyectos no abarcan tanto en el tiempo. Además, no tengo a mi cargo 30 trabajadores y mi organización es diferente. Eso sí, si trabajas sola/o, esto es lo mínimo que tienes que tener en cuenta para planificarte. Luego ya si eres un/a friki de la organización hay muchos tutoriales que te enseñan como hacerlo. Yo misma he mirado mucho y he probado otro tanto, pero de momento esto es lo que hago y me funciona. 

Cómo planifico y organizo mi trabajo

Organizo el MES 

Planificar todo el mes ayuda tanto a grandes proyectos como a pequeños proyectos porque ya sabes fechas de entrega y podrás dividirla en semanas según prioridad. Si no hay fechas y un cliente te dice que no importa, que según surja, no caigas en la tentación de no tenerlo en cuenta. Habla con él/ella y poneros un límite tanto para entregas por tu parte (bocetos, reuniones, proyecto completado, etc) como por la suya (el material que te tiene que dar para poder trabajar). Es una manera de no ir dejando ese proyecto en la cola porque hay otras prioridades. Todos los clientes son importantes y la prioridad no es según te guste más el proyecto o que te pague mejor.

Marca en rojo las fechas finales de entrega, cuando todo tiene que estar ok y zanjado. De ahí haz una cuenta atrás de entregar bocetos, reuniones con el cliente, tener en cuenta si hay que imprimir etc.

EJEMPLO: En el momento de escribir este artículo estaba con el evento BilboStack 2022, que se celebró el 29 de enero, pero hay que tener en cuenta que hay que imprimir las acreditaciones, el rollup y el photocall, y eso lleva un tiempo. Hay que preguntar a la empresa que se encargará de imprimir cuánto tiempo necesita para hacer su trabajo. Además, hay que entregar archivos digitales al Palacio Euskalduna para que incluyan el cartel en su agenda y en el propio edificio.

NOTA 1: Si un cliente sabe que tiene que estar su proyecto terminado dentro 3 meses pero que de momento no hace falta comenzar, es mejor que lo diga ya, porque sino puede que dentro de un mes acuda a ti y tú no tengas hueco para el proyecto. Es importante hablarlo con el cliente.

NOTA 2: En mi caso tengo a parte un calendario de publicaciones de mis redes sociales, pero mi reto de este 2022 es incluir el diseñar ese contenido entre semana. En este momento utilizo los sábados a la mañana (y a veces la tarde) para crear el contenido de la semana, pero me ata mucho. Si alguna vez me quiero ir de fin de semana, tengo que pensar cómo me organizo. Meta: hacerlo siempre entre semana para tener el fin de semana libre para dibujar, salir, ir al cine o simplemente no hacer nada. 

Organizo la Semana 

Una de las cosas que hago los viernes después del trabajo de clientes, es organizarme la semana siguiente. Ésta dependerá si hay fechas de entrega finales o son de tránsito. Tienes que organizarlas igualmente pero sí que tengo que decir que las semanas puntuales son más estresantes.

Lo significativo de tener un plan mensual es saber qué me toca hacer esa semana. No llego el lunes y pienso, a ver qué me pasará esta semana. Claro que surgen proyectos nuevos donde tendré que organizarme mirando el planning mensual y añadir el siguiente, pero al menos tengo donde agarrarme. Si un cliente acude a mí con una necesidad nueva, sabré si podemos hacerlo ya o tenemos que esperar. En diciembre me pasó que me vinieron varias personas a 3-4 días de Nochebuena pidiéndome una felicitación. Por primera vez en mucho tiempo tuve que decir que no a un cliente. Si hubiese sabido de eso antes, me habría organizado y podríamos haberlo hecho, pero en este momento tener algo para ayer, no puedo. Puedo si veo que tengo huecos y sobre todo, el tamaño del proyecto. Si me pides 20 ilustraciones un lunes para tener para finales de semana, no creo que pueda. 10, podría, pero 20 no. Puedo quitarme horas de descanso si es un proyecto que me chifla o que me van a pagar muy muy bien, pero no puedo hacer eso siempre. Hay que trabajar pero también hay que vivir y descansar, que luego pasa factura. 

Organizo el  DÍA 

Lo primero que hago nada más sentarme frente al ordenador en mi oficina es ver qué hay que hacer en ese día y qué tengo pendiente de días anteriores. Lo ideal sería que siempre borrase de la lista lo que tengo que hacer ese día, pero no siempre es posible. Yo divido en pequeñas tareas y tareas del proyecto que tengo que avanzar.

Tareas pequeñas: responder o mandar emails, hacer pequeños cambios en algún proyecto o mirar el calendario o fechas. Todo lo que me lleva menos de 15min lo hago y así “me lo quito de encima”. 

Nota: A veces esas pequeñas tareas, por ejemplo la de los cambios o revisar algo, lo hago al final del día, pero normalmente lo hago a primera hora, con la cabeza despejada. Sobre todo lo de revisar un diseño hecho el día anterior. Es clave para ver si tiene fallos antes de mandarlos al cliente. 

Qué programas utilizo para organizarme

OrquestaApp 

Esta es la primera aplicación o programa que utilizo nada más comenzar un proyecto. De hecho la utilizo antes de comenzar para realizar el presupuesto. Me sirve no solo para presupuestar, realizar facturas, saber el balance anual (o trimestral) y demás temas económicos de la empresa, sino que gracias a él llevo un orden. Sé en qué fase están los proyectos respecto a si se van a facturar ya, si ya he cobrado o si está pendiente. Puedo ver en una sola hoja los proyectos en los que en este mismo momento estoy trabajando. Además, si me meto dentro de cada proyecto sé los elementos a diseñar. Ej. Bilbostack 2022 es el proyecto y dentro está el cartel, el roll up, acreditaciones, etc.

Es mi salvavidas para saber lo que ha ocurrido la semana pasada o lo que estoy haciendo ahora. Y bueno, además tengo un cronometro para saber qué tiempo invierto. No quiero extenderme porque en su web podéis ampliar la información:

https://www.orquesta.app/

Trello 

Se trata de una aplicación de gestión de proyectos muy visual. Hay una parte premium para poder trabajar junto a tu equipo y tener vistas del calendario pero para mí me es suficiente la parte free.

Lo primordial es crear un tablero y hay crear la listas de tareas. Es muy intuitivo y lo que hace la mayoría de la gente es crear 3 columnas: “Tareas”, “en proceso” y “terminado”. Está muy bien porque si quieres puedes personalizar, poner terminado y otra columna donde ponga ok para saber que ya está terminado y revisado por el cliente. Además, en cada tarea puedes incluir un checklist de lo que tienes que hacer y poner una fecha de vencimiento.

Lo que hacía antes era crear un tablero según el cliente y poner en cada tarea. Vídeo felicitación (por ejemplo): bocetos, Vídeo felicitación: diseño a ordenador y Vídeo felicitación: animación.

Me he dado cuenta que estaba repitiendo los nombres y lo mejor es crear un tablero para el cliente, una tarea para el diseño en sí y dentro de esa tarea hacer el checklist (boceto, diseño a ordenador y animación). De esta forma no ocupa tanto. Esto no es un consejo, eso me funciona mejor a mí, pero como es tan versátil, lo mejor es probar ver qué te viene bien. 

Asana 

Esta aplicación no la he utilizado mucho de manera individual pero sí que se me asigne a mí tareas. La utilizo con un cliente en el cual trabajamos conjuntamente mucha gente y es muy práctica para la persona que lo organiza. A parte, que yo también sé la fecha de entrega final.  

Notion

Y esta es la última herramienta con la que he empezado a trabajar. No sé mucho de ella porque no llevaré ni una semana pero me parece muy práctica cuando se trabaja en equipo. Más fácil que mandar trabajos, asignar tareas etc por email, por ejemplo.  

Papel: Agenda, libreta de listas, etc 

Aunque yo soy un 80% digital, hay cosas que necesito tenerlas a mano o hacerlas en papel. 

• Agenda: Tengo una agenda tamaño A6 donde solo apunto lo esencial. Fechas sobretodo y tareas importantes que tienen fecha. Por ejemplo, entrega de tema 20 del manual (para un cliente) el 15 de enero. Lo apunto. El 29 > Bilbostack. El 20 > imprimir X documento. Me viene muy bien porque es simple y no saturo con dibujitos, pegatinas y tampoco tengo un horario, como hay en otras agendas. Si utilizase la agenda de manera que yo trabajase para alguien de tal a tal hora y luego tuviese extraescolares, etc, sería práctico tener una agenda más grande. Tamaño A5 o incluso una tamaño A4 (folio) pero son más pesadas y nunca las he rellenado por completo.
• Planificador mensual papel: a ordenador tengo un planificador mensual para las redes sociales y otro para clientes pero me gusta tener en papel y ponerlo en el corcho (ahora lo sigo teniendo en casa) para ver de manera rápida la semana. 
• Libretas: La que suelo utilizar yo son estrechas y altas para hacer listas. Sé que hay apps o programas para hacer lo mismo, sin embargo, cuando estoy en el trabajo me gusta tenerlo a mano esa lista. Antes utilizaba To-do, que además se puede ver desde el móvil, pero a veces se me perdían las tareas. Me gusta más escribirlas a mano para ser consciente de lo que tengo que hacer. Es una forma de concentrarme a la hora de crearlas.

Qué pido a mis clientes para organizarme

• Fecha de entrega final
• Cuándo tendré todo el material para poder trabajar
• Fechas intermedias para hacer reuniones y hablar del proyecto o entrega de las diferentes partes: fecha de entrega del boceto, fecha de entrega del diseño a ordenador y fecha de entrega de la animación si se hace un vídeo. La fecha de entrega final del proyecto tiene que ser antes que la fecha de entrega final del cliente porque, como ya he explicado antes, hay que repasar, ver si hay que imprimir y otras tareas que puedan surgir.

Este es mi método de trabajo pero cada uno puede buscar el suyo copiando de los demás y viendo qué le viene bien. En tema de programas tienes la opción de poner en google “programa gestión de proyectos” y te saldrán muchos. Mira tutoriales, revisa tus necesidades y elige. Y en el tema de organización, lo mismo. Yo no he llegado hasta aquí de un salto, sino que he ido cambiando según mis necesidades. Eso sí, sí que veía vídeos de cómo se organizaba la gente y probaba. Ese es mi consejo, prueba. 

Y tú, ¿tienes un método?