Herramientas para cuidar la comunicación visual interna de tu empresa

Cuidar la comunicación visual en tu negocio es una parte muy importante a la hora de atraer al cliente, que te conozca y mantenerlo en el tiempo. Actualmente las empresas están más concienciadas e invierten tiempo y dinero en crear campañas para lograr sus objetivos económicos, pero lo que no se suele cuidar tanto es la comunicación visual interna de la empresa. 

No debemos olvidar nunca a los embajadores de tu marca, al equipo humano que conforma la empresa y deben ser informados de lo que ocurre para que se sientan dentro de un equipo. Una persona que trabaja para una empresa que le tiene en cuenta, que se le habla y le hace partícipe de lo ocurre con su puesto de trabajo, es más feliz y rinde más que otra que se siente como un número dentro del negocio. 

En grandes compañías existen chats internos, cenas de empresa, excursiones en grupo (algo que se suele hacer mucho en EE.U.U.), jornada de puertas abiertas, etc para que la relación entre los trabajadores y los encargados o jefes sea más cercana, pero en este artículo me quiero centrar más en la comunicación visual a la hora de informar al trabajador. Solamente cuidando los detalles podemos mejorar mucho esa comunicación.

Newsletters

La manera más común de dirigirse al equipo es escribir un email y enviarlo en masa, pero una buena alternativa a la hora de comunicar de manera semanal o mensual (según las necesidades) de los avances en los objetivos marcados en la empresa es el envío de una newsletter. 

Además, una buena opción para mantener al día a los trabajadores es enviar newsletters de manera periódica a modo de resumen de los artículos del blog, de las normas de la empresa o novedades en la misma. No olvidar utilizar imágenes en estas newsletters para que no las desechen nada más abrirlas. El diseño hay que cuidarlo siempre.

Circulares

Una manera creativa de informar a los diferentes departamentos sobre cambios importantes dentro del negocio es la realización de circulares tipo flyer. Si les ofreces un texto largo, sin títulos o apenas párrafos es posible que muchos no lleguen a leerlos a pesar de la importancia del tema. Una infografía explicando esos cambios en la empresa o una infografía con instrucciones de lo que deben hacer en X momento es una forma amigable de acercarte al trabajador.

Estas circulares pueden ser vía email, mostrarlas en un lugar en común de los trabajadores en pantalla (tipo cartel) o en un DinA4 y entregárselo en mano. Depende del tema a tratar y la importancia del mismo.

Ejemplo:

Pantalla que además de mostrarse en el blog Twenergy y en redes sociales, se mostró en las instalaciones de Endesa en una pantalla grande ubicada en el hall principal.

Presentaciones

Excelente herramienta para comunicar en reuniones entre los departamentos o con accionistas. Muy importante prepararse este tipo de exposiciones haciendo un esquema de los puntos sobre los que se quiere hablar o cual es la meta de esa junta para preparar una serie de diapositivas que apoyen al interlocutor en la charla. Puede ser un balance de las ganancias anuales, una propuesta para que la empresa avance u otro tema a tratar.

Manual de operaciones

El manual de operaciones es el corazón de la empresa, en el cual se plasma cómo se hacen las cosas en el negocio. No solo es práctico cuando quieres buscar solución a X problema sino que les ofrece a los trabajadores independencia y seguridad para realizar su trabajo correctamente. Esta guía cobra más sentido en el caso de grandes compañías donde hay mucha gente y sobretodo cuando alguien llega nuevo. Siempre puedes preguntar a tus superiores o a tus compañeros pero al principio surgen muchas dudas de las políticas de la empresa o el protocolo a seguir y este manual es de gran ayuda.

Para que este manual cumpla su función de manera efectiva, es importante crear un código visual que ayude a navegar por él y encontrar la información rápidamente. Ya sea a base de infografías, iconos, ilustraciones o fotografías debe ser sencillo de utilizar. Olvídate de crear manuales con mucha paja y que no dicen nada o que dicen mucho pero no se entiende lo que se quiere transmitir.

Caso real: Coca-Cola

Las oficinas centrales de España de Coca-Cola ubicadas en Madrid iban a ser restauradas y debían informar a sus empleados cómo sería la mudanza al edificio provisional.

Para ello, diseñé una infografía explicativa del proceso de mudanza que fue impresa y se entregó a todos los empleados tanto de Coca-Cola como de Iberian partners. Esta infografía sirvió tanto a modo de instrucciones del proceso como para motivar a los empleados al cambio. Además, durante unos días los empleados recibieron un correo con una píldora informativa de lo que debían hacer ese día.