Elige la herramienta de trabajo que se adecúe a tus necesidades y no al revés

Actualmente, en el trabajo utilizamos un sinfín de herramientas digitales fundamentales para nuestra productividad. No obstante, con tantas opciones que nos ofrece el mercado es fácil caer en la trampa de adoptar herramientas que no se ajustan a nuestra forma de trabajar. La clave está en elegir aquellas que nos ayuden a ser más productivos y no aquellas que nos obliguen a cambiar nuestra rutina de trabajo. 

La presión de seguir herramientas de moda

Vivimos en una era donde las tendencias tecnológicas y las metodologías de trabajo cambian constantemente. Los profesionales, a menudo influenciados por modas terminan usando herramientas que no se alinean con sus necesidades reales. Las redes sociales, blogs especializados y foros de discusión en línea pueden ser fuentes de inspiración, pero también pueden generar la falsa impresión que debemos seguir lo que todo el mundo está haciendo.

Por ejemplo, Notion. Lo utiliza mucha gente (incluida yo) porque es muy versátil pero a veces para hacer una simple lista de tareas y utilizado el Google Calendar, te valdría. O una agenda física y un bloc para las tareas. Es una herramienta muy chula pero complicada.

Consejo, es importante hacer un análisis de tus necesidades y no dejarse llevar únicamente por lo que está de moda. Pregúntate: ¿realmente esta herramienta resuelve un problema específico que tengo o solo estoy siguiendo una corriente?

Conoce tu forma de ser y por lo tanto, tu forma de trabajar

Cada uno tiene una forma diferente de abordar sus proyectos. Algunos prefieren trabajar de forma estructurada y organizada, mientras que otros son más flexibles. Algunas personas necesitan que la herramienta sea más visual, mientras que otras prefieren la simplicidad de listas.

La flexibilidad de la herramienta de trabajo

Una de las características más importantes de las herramientas de trabajo debe ser su capacidad de adaptarse. No se trata solo de usar una herramienta de moda, sino de encontrar una que te permita ajustarla a tus necesidades.

Herramientas como Notion o Evernote te permiten una amplia personalización, donde puedes crear plantillas, añadir etiquetas y organizar tus notas de maneras que se ajusten perfectamente a tu flujo de trabajo.

Importante. Tiene que se fácil de utilizar

Una herramienta que es difícil de entender o usar puede hacer más mal que bien. Si pasas demasiado tiempo tratando de entender cómo funciona una herramienta o cómo configurarla, probablemente no sea la mejor opción para ti. La facilidad de uso es un factor esencial.

Consejo, antes de comprometerte con una herramienta, tómate el tiempo para probarla. Si en los primeros minutos no te resulta intuitiva o accesible, probablemente no sea la adecuada para ti.

La integración con otras herramientas

En la mayoría de casos no trabajamos con una sola herramienta. Por lo tanto, la que elijas debe poder integrarse con las que ya usas en tu flujo de trabajo y así ser más eficiente. Una herramienta que no se conecta bien con otras aplicaciones puede convertirse en un obstáculo en tu día a día.

Por ejemplo, si utilizas Google Calendar para gestionar tus citas y Slack para la comunicación, lo ideal es que la herramienta de gestión de proyectos y tareas se integre bien con ambas, para evitar duplicar esfuerzos o perder información. Un ejemplo de esto es Notion, el cual ha añadido un calendario que integra las citas de Google Calendar y las tareas propias de tus proyectos.

Conclusión

En lugar de dejar que las herramientas de trabajo nos dicten cómo debemos organizarnos o gestionar nuestras tareas, debemos elegir aquellas que se ajusten a nuestra forma de trabajar. El secreto está en encontrar un equilibrio entre funcionalidad, facilidad de uso y adaptabilidad. La mejor herramienta de trabajo es la que mejora tu productividad, no la que te obliga a cambiar tu forma de trabajar. Recuerda, elige una herramienta que se adecúe a ti, y no al revés.